Search

Nahlédněte s námi za oponu virtuálních akcí s Honzou Kolářem

Jan Kolář pracuje ve společnosti GUARANT International (GI) od roku 2014. Jan vystudoval Zemědělskou univerzitu v Praze a do GI nastoupil ještě při studiu. Poté u nás zůstal na plný úvazek. Začínal jako programový koordinátor pro švýcarskou asociaci EDTNA/ERCA, nyní pracuje jako Digital Solution Manager. Vždy ho bavila různorodá práce a její organizace, kongresy. Jan je klidný a vyrovnaný manažer, který má vždy vše perfektně naplánované do posledního detailu. Pohotově, rychle a s klidnou hlavou řeší veškeré problémy, které nastanou při živých vystoupeních, komunikuje s řečníky a vede jejich kroky, když vznikne nenadálý technický problém. Je odpovědný za tým techniků, kteří jsou pod jeho vedením na akci vždy perfektně připraveni.

Honzo, jak zasáhla pandemie do kongresové turistiky?

Upřímně hodně. Pro všechny, organizátory, klienty i účastníky, je největší výhodou kongresů nenahraditelná možnost fyzické účasti, fakt, že mohou cestovat, vyměnit si kontakty, navázat známosti. To ve virtuálním světě není možné. Fyzická akce je zajímavější i z pohledu organizátora. Jsme přímo na akci, dostaneme se do nového prostředí, které má specifickou atmosféru.

Jak se budou využívat virtuální akce po skončení pandemie?

Určitě tu zůstanou i nadále. Nedá se očekávat návrat toho, co bylo před pandemií. Lidé si zvykli, že mají obsah hned k dispozici, že mohou vše sledovat kdykoli z domu nebo z práce. Vývoj fyzických akcí se proto posune k jakémusi hybridu. Lidé se budou i nadále chtít potkávat pro osobní zážitek z akce. Jsou tu zároveň i lidé, kteří nebudou chtít přijet, nebo kteří budou chtít pouze konzumovat obsah konference. Oni pak budou chtít mít přístup k obsahu vzdáleně. Bude to například hybrid se živým streamem, který budou moci lidé sledovat z domovů, a zároveň se aktivně zapojovat. Případně bude moci být obsah konference „on-demand,“ účastník jej bude moci sledovat kdykoli a kdekoli.

Občas se setkávám s názorem, že je virtuální pojetí akce mnohem levnější. Nikam se nemusí jet, stačí zapnout počítač, přenést to a je to skoro zadarmo. Jaká je realita?

Organizace velké virtuální více-sálové akce se všemi interaktivními prvky pro stovky až tisíce účastníků je svým způsobem časově, technicky i finančně stejně náročná jako běžná akce. Vybavit virtuální sál znamená mít příslušnou techniku, mít lidi na přípravu. Příprava programu a obsahu virtuální akce je někdy komplikovanější, než tomu je na fyzické akci. V této době se o virtualizaci navíc rozhoduje s krátkým předstihem. V těchto podmínkách je pak velmi složité dostat vše do virtuální platformy. Je těžké připravit na ni řečníky, ale také účastníky. Ti sedí doma nebo v práci, takže nevěnují konferenci takovou pozornost, jakou by jí věnovali na živé akci. Pokud by mohli přijet na živou akci, soustředili by se pouze na její program, chodili by na přednášky. Oproti tomu je v jejich prostředí mnoho věcí rozptyluje, odvádí jejich pozornost od akce. Je těžké udržet jejich pozornost, zajistit, aby se koncentrovali pouze na akci. 

Jak velký je realizační tým?

Není to otázka virtuálního týmu. V GI máme projektový tým, který se skládá z několika oddělení. Tým řídí projektová manažerka. V týmu jsou lidé, kteří se starají o registraci, dále ti, kteří zajišťují sponzoring, výstavu, nebo program. Tým je v podstatě stejný, až na techniky, kteří se starají o virtuální platformu.

Jak pracujete s vnějšími technickými vlivy? Jak zajistíte, aby se moderátor nebo přednášející opravdu připojili? Aby se jim nevybil počítač, nespadl internet a podobně?

Toto je velké úskalí virtuálních akcí. Jsme pouze částečně schopní ovlivnit to, co se děje na druhé straně. V dostatečném předstihu se snažíme pomocí instrukcí připravit moderátory a řečníky na to, co mají dělat, jak to mají dělat, a co vše si musí připravit. Abychom však tato rizika eliminovali, připravujeme zkušební meetingy. Během nich nabízíme zkušební prostředí. Moderátoři a přednášející si v něm mohou své přednášky vyzkoušet, mohou si zkontrolovat kvalitu připojení, zvuku, nebo správné nastavení počítače. 

Bohužel nejsme schopni zajistit, že se podle našich instrukcí budou zúčastnění skutečně chovat. Může tak dojít k situaci, kdy se řečník není schopen v daném momentě připojit. Důvodem může být fakt, že mu doma vypadne internet, nebo že nastane urgentní rodinná či pracovní situace. Například se stane, že lékař musí k pacientovi. To se na živé akci nestane. Člověk na ni přijede a je tam. Riziko, že přednášející nedorazí, je minimální. Navíc o něm víme předem (fyzicky nedorazil na registraci). 

Jak dlouho předem se plánuje virtuální akce?

Ideální doba se odvíjí velikosti a rozmanitosti akce. Pokud se jedná o jednoduchou akci, dá se objednat měsíc před jejím konáním. Pokud se jedná o několikadenní více-sálovou mezinárodní akci, je již potřeba připravovat ji s několikaměsíčním předstihem. 

Je nějaká další zásadní výhoda virtuálních akcí, kromě toho, že se jí může člověk účastnit i v situaci, kdy na ni nemůže fyzicky dorazit?

Výhodou virtuálních akcí je to, že je veškerý obsah k dispozici i zpětně. Na fyzické akci nemůže být člověk ve dvou sálech zároveň. U virtuálních akcí si můžete přednášku, kterou jste nestihli, jednoduše pustit ze záznamu. 

Na jaké akce rád vzpomínáš? Myslím bez ohledu na to, zda byly virtuální, nebo fyzické.

Rád vzpomínám na všechny akce, i na ty náročnější. Z fyzických akcí se mi určitě vybaví ty pořádané pro EDTNA/ERCA. Konference se konaly každý rok na jiném místě v Evropě. Dále rád vzpomínám na akce konané na Slovensku nebo ve Španělsku. Máme za sebou mnoho virtuálních akcí pořádaných pro desítky až po tisíce lidí. Jednu z největších virtuální akcí jsme realizovali na podzim minulého roku. Byla to práce pro asociaci WONCA. Rozhodnutí o virtualizaci proběhlo krátce před akcí a my jsme museli velmi rychle zpracovat program, připravit platformu. Ke spokojenosti klienta, a navíc krátce před Vánoci, dopadla akce velmi dobře, takže to byl velký úspěch, na který člověk rád vzpomíná. 

Co tě nejvíce baví na tvé práci?

Různorodost a nevšednost. Každý den je úplně jiný, práce také. Možnost organizovat pokaždé něco jiného.

V čem je GI výjimečný?

Je tu možnost neustále se něco učit. Je tu přístup k zajímavým projektům, k zajímavým lidem.  A v neposlední řadě, například u lékařských kongresů, se člověk stává součástí něčeho, co pomáhá vědě a medicíně: Máme vlastně možnost zprostředkovat lidem setkávání, sdělovat si informace, rozvíjet se. 

Co ti pandemie dala, a co ti naopak vzala?

Na pandemii jsou pozitivní nové zkušenosti. Přinesla jiný pohled na věci a na diametrálně odlišné možnosti organizování kongresů. Ale vzala nám všem rok života, připravila nás o možnost cestovat, bavit se, potkávat se s lidmi. To nám nikdo nevrátí. 

Jaká byla tvoje první reakce, když bylo jasné, že je to průšvih?

V první chvíli jsem měl strach. V podstatě se naplnily scénáře katastrofických filmů, jako je Nákaza, jen v lehčím měřítku. Pak jsem to ale pochopil. Je to problém, je to tragédie, pokud však budeme všichni dodržovat nařízení a budeme se chovat odpovědně, tak se to dá nějakým způsobem zvládnout. Ve finále jsem tedy byl spíše frustrovaný ze všeho, co se nesmělo.

Co je tvé životní krédo?

Co tě nezabije, to tě posílí. 

Jak odbouráváš stres?

Vyrazíme s manželkou do přírody, do hor, kde čas běží pomaleji. Nikam se nespěchá. Mysl si odpočine a tělo unaví :).