Association House (AH) je jedním z oddělení společnosti GUARANT International, které nabízí služby tuzemským i zahraničním asociacím. AH poskytuje zkušený a odborně vyškolený personál. Jedná se o komplexní asociační služby, které přispívají k efektivnímu fungování a rozvoji činnosti klienta. Začínají krom jiného správou členské základny klienta, pokračují běžným sekretariátem a končí správou a rozvojem webu. Dnešní doba přináší také stále širší prostor pro virtuální služby, jako jsou online schůzky prezidia, webináře a online vzdělávací projekty, nebo systém elektronických voleb. Každá asociační manažerka má v závislosti na rozsahu zajišťovaných služeb na starosti několik asociací, pro které zastřešuje vše, co je potřeba, a pečuje o přidělené klienty.

Každý den asociační manažerky je úplně jiný. Práce je závislá na požadavcích klienta a nastavení asociace. Požádali jsme tři z našich asociačních manažerek, aby nám nezávisle na sobě popsaly jeden konkrétní den v práci. Každý si tak může udělat představu, co si pod pojmem manažerka rozvoje asociací (zkráceně asociační manažerka) lze představit. 

Zuzana Kuráňová

Můj pracovní den začíná obvykle mezi osmou a půl devátou silnou kávou, bez které to prostě nejde. Nejprve procházím e-maily a jednodušší agendu. Podle nejurgentnějších priorit si naplánuji den. Dnes například „hoří“ podklady pro časopisy a propagace virtuálních akcí. Před odpolední uzávěrkou je potřeba odeslat schválené podklady pro tisk. Kontroluji webové stránky klienta a upravuji data tak, aby aktivní odkazy v časopisech korespondovaly s informacemi uvedenými na internetové stránce, aby byly funkční a v pořádku.

Následně dokončuji přípravu a materiály na interní poradu, která začíná v 10 hodin. Probereme na ní běžnou operativní agendu, plnění úkolů a problematické body napříč asociacemi. Po poradě začínám řešit realizaci plenární schůze tuzemské asociace. Zahrnuje to finanční vyúčtování, detailní přehledy statistik financí, úspěšnosti akcí, návštěvnosti webu a sociálních sítí, sjednocení informací o hospodaření jednotlivých sekcí a plnění probíhajících projektů.  

Tyto podklady budou zároveň jedním z pilířů plenární schůze, pro kterou je nutno získat a zpracovat vstupní informace pro efektivní plánování na další rok. Součástí plenárního zasedání budou tento rok také volby do prezidia, což vyžaduje komplexní přípravu buď běžných voleb, nebo on-line voleb v systému E-ballot. 

Mimo plánované činnosti jsou v běhu navíc aktivity jako rebranding loga a webu, nebo nastavení spolupráce mezi společností a obchodními partnery. Mnohé body z běžné agendy jsou někdy velice obsáhlé, a protože běžný den ovlivňují také ad hoc úkoly z jiných asociací nebo interní úkoly, které je potřeba řešit, často není reálné dokončit vše, co si naplánuji. To samozřejmě někdy znamená nutnost pracovat na dotažení urgentních věcí i pozdě večer, pokud to situace vyžaduje. Člověk si to však může kompenzovat jinak a tou největší odměnou je pro mě spokojenost klienta. Velice oceňuji také vzájemnou pomoc od kolegyň v AH, které mi vždy pomáhají těžké dny překonat. Díky nim jde vše zase líp. Dnes z práce odcházím v šest hodin, zítra je taky den:-).

Denisa Svátková

S AH spolupracuji jako externí OSVČ, což mi dává možnost mít flexibilní pracovní dobu. Přestože je agenda asociačních služeb rozmanitá a rozsáhlá, velkou část práce mohou vykonávat externisté. Je to možnost, která dává člověku pocit svobody a volnosti. Potřebnou činnost pak vykonává rád a s nasazením, zejména má-li tak úžasné klienty, jako tomu je v mém případě. 

Začínám tedy interní poradou v 10 hodin, na které se prezentuje aktuální dění v našem týmu, u klientů, a také body, které se týkají celé společnosti. Většinou pak následuje krátké školení. To se týká nejnovějších trendů na sociálních sítích, nebo představuje zajímavé platformy, které bychom mohli potenciálně využít pro klienty, tedy pro naše asociace. 

Příští týden začíná rozsáhlý virtuální kongres pro zhruba 5 000 účastníků. Jeho nedílnou součástí jsou praktické ukázky a přednášky, tzv. workshopy. Jedná se o prioritu dne, kdy mě čekají dvě testovací on-line setkání s přednášejícími. Vyzkoušíme si na nich kvalitu přenosu a domluvíme se na přesném scénáři akce. Ten pak písemně zpracuji, pro každý workshop zvlášť založím připojovací odkaz a tím budu mít přípravu v podstatě kompletní. Vše bude připravené na „ostrou“ verzi vysílání. Úkolů je tradičně tolik, že se nedají spočítat, a tak jako každý pracovní den obědvám u svého počítače při čtení e-mailů. 

Rutinně zkontroluji přehledy v interním správcovském systému členů (Claudin). Soustředím se zejména na proběhlé a neproběhlé platby. Na jejich základě oslovuji jednotlivé členy asociací a informuji je o postupu přijetí do dané odborné společnosti, buď o jeho úspěšném schválení, nebo o nedokončeném procesu. 

Je čas pustit se do přípravy podkladů pro audit mé mezinárodní vědecké společnosti za rok 2020. Na základě výpisů z účtu a přehledu faktur musím vytvořit soupis příchozích a odchozích plateb a roztřídit je do daných kategorií. Výsledek se musí shodovat s konečným stavem účtu k 31. 12. 2020. Protože mi částky nikdy nekorespondují, musím zahájit detektivní práci. Komunikuji s pokladníkem společnosti, abychom našli nesrovnalosti a vše sladili. Každoročně je to záležitost několika dní rozsáhlé komunikace a mravenčí práce, proto patří příprava podkladů pro roční audit k mým nočním můrám. 

Po několika hodinách se už potřebuji odreagovat. Dočasně tedy zavírám excelovské tabulky a pouštím se do komunikace s potenciálními partnery nadcházejícího listopadového fyzického kongresu. Vzhledem k nejisté pandemické situaci je samozřejmě možná spolupráce nejistá a jakékoli plánování rozpočtu se komplikuje. Řeším přípravu smluv, které je nutno neustále revidovat a aktualizovat v souvislosti s měnící se situací. Zároveň oslovuji nové společnosti s partnerskou nabídkou. Veškeré změny musím uvést jako aktualizaci v interním dokumentu. Jedná se o sdílený podklad, který využívají také ostatní oddělení (zejména finanční oddělení a oddělení realizace).

Finanční přehledy hospodaření včetně přípravy kvartálního vyúčtování svých asociací tradičně přesouvám na další den, neboť mi ještě zbývá měsíc do uzávěrky. Je téměř sedm hodin, takže je čas přesunout své jiné aktivity ke sklence dobrého vína.

Veronika Kincová

Výhodou mé práce je to, že ji mohu dělat také z domova. Avšak vzhledem k dnešní pracovní náplni jdu do kanceláře. V 8 hodin ráno si u kávy procházím e-maily a dokončuji prezentaci na schůzku výkonného výboru (Executive Committee, EC meeting) mé zahraniční asociace. EC meeting se většinou koná jednou za rok, kdy se v prostorách naší firmy sejdou všichni členové výboru asociace. Přijedou z různých koutů Evropy a v Praze společně probíráme směřování asociace. Prezentace musí obsahovat různé statistiky – jak se v průběhu roku proměňuje členská základna, úspěšnost výběru členských poplatků, statistiky návštěvnosti proběhlých webinářů nebo plány na rozvoj asociace pro následující rok. Schůzka se uskuteční zítra, takže ještě musím zkontrolovat, jestli je připravená zasedací místnosti a telefonicky ověřit objednané občerstvení. Ubytování a letenky pro členy výboru jsou již dávno zajištěné. 

V 10 hodin se celé naše oddělení schází na poradu asociačního domu. Jedná se o informativní schůzku, na které vzájemně sdílíme novinky v jednotlivých asociacích, dále také interní plány a řešíme rozvoj asociačního domu. Po poradě jdeme s kolegyněmi na rychlý oběd do kantýny, kterou máme přímo v budově firmy. 

Ve dvě hodiny odpoledne mám naplánovanou další schůzku s kolegy z ostatních firemních oddělení, které pracovně říkáme „améba.“ Jedná se o poradu asociační, realizační a sponzoringové manažerky nebo manažera, a je nezbytná v případě, že pro klienta zajišťujeme nejen sekretariát, ale také konferenci. Můj další klient totiž plánuje na letošní podzim konferenci v Praze. Pro naši firmu to znamená, že musíme zajistit sponzory, připravit konferenci od A do Z, a asociační dům musí propagovat klientův sekretariát. Na amébě tedy sdílíme aktuální informace a připravenost kongresu. Já mluvím o postupu příprav propagačního stánku, který mám v rámci konference umístěný ve výstavním prostoru. Ve stánku obvykle prezentujeme výhody členství v dané asociaci a plány asociace pro následující období. Dále také nabízíme různé propagační letáky a upomínkové předměty. Z améby pořizujeme zápis, abychom přesně věděli, jaké další úkoly nás čekají v následujících týdnech. Můj den končím telefonátem s právníkem, se kterým řešíme správné kroky pro změnu zápisu v rejstříku spolků. Po každé změně ve vedení asociace musí následovat právní úkony, aby došlo k oficiální aktualizaci dat uvedených ve spolkovém rejstříku. Můj den dnes končí, zítra bude celý den ve znamení EC meetingu.      

Toto byl přehled obvyklých denních prací asociačních manažerek. Naše portfolio služeb je však mnohem širší a dokážeme připravovat služby na míru každé asociaci. Více informací o asociačním managementu naleznete na našich webových stránkách www.associationhouse.cz