Klientovi jsme navrhli řešení, kdy konference probíhala na platformě, která byla vytvořena v podstatě na míru. Platforma nabízí veškeré funkce potřebné pro uspořádání virtuální konference. Pro organizaci živých workshopů jsme se rozhodli využít platformu CISCO Webex, která poměrně velkou škálou funckionalit umožnila potřebnou interakci během živých workshopů.

Abychom získali zájem účastníků i přes přesun konference do virtuálního prostředí, využili jsme rozsáhlou marketingovou strategii prostřednictvím mailingové kampaně na týdenní bázi, informování na sociálních sítích a webových stránkách konference.

Snažili jsme se udržet konferenci tak, jako by se uskutečnila živě z Berlína, a tak jsme připravili v plném rozsahu i zahajovací ceremoniál. Využili jsme k předtočení jeho části virtuální studio v Cubexu. Na pozadí pak byly postprodukčně nakličovány památky Berlína – Braniborská brána, kupole Reichstagu apod. Tím celý ceremoniál dostal větší autentičnost.

Virtuální konference probíhala čtyři dny, stejně jako kdyby se konala standardně. Kromě zahajovacího ceremoniálu i závěrečného ceremoniálu se během konference konala i on-line tisková konference s novináři z celé Evropy.

Program pro účastníky byl nabitý. V dopoledních hodinách druhý a třetí den probíhalo vždy 5 paralelních workshopů, celkem jich proběhlo 30 po oba dny. Všechny 4 dny si registrovaní účastníci mohli vybrat z 5 plenárních lekcí, 34 živých paralelních sekcí, využít možnosti chatu nebo navštívit virtuální výstavu s WONCA Village.

Konferenci zajišťoval obsáhlý tým složený z projektové manažerky, několika technických koordinátorů, koordinátora programové části, koordinátora výstavy, registračních koordinátorek a mnoha dalších osob zajišťující další dílčí služby jako hot line, nutné byly i rezervy, pokud by některý člen týmu vypadl z důvodu nemoci či karantény.