26th International Congress of History of Science and Technology (ICHST)
Na kongresu ICHST se setkávají přední odborníci na historii, vědu a techniku, aby si předali nové znalosti a rozšířili svoje sítě. Účastníci se dělí o kritické poznatky a nové praktické zkušenosti z oboru. Kongres ve fyzické podobě pravidelně navštěvovalo 800-1000 účastníků.
Kvůli stále trvající pandemii COVID-19 po celém světě, se klient na podzim roku 2020 rozhodl změnit formát akce – z fyzické na virtuální. Přechod na virtuální akci může být problém – ztratíte zážitek a eleganci z živé akce. My ale s těmito přechody již zkušenosti měli a řekli jsme si, že účastníkům poskytneme jedinečný zážitek bez ohledu na formát akce.
Kromě virtuálního kongresu jsme se museli vypořádat ještě s jednou výzvou. V rámci kongresu měly proběhnout volby prezidenta společnosti pod dohledem komise. A i v tomto ohledu jsme těžili ze zkušeností z předchozích virtuálních akcí.
Cíle kongresu:
Platforma: Vzhledem k rozsahu akce a omezenému rozpočtu jsme nemohli využít platformu, kterou na velké kongresy běžně využíváme. Klient navíc zmínil, že preferuje ZOOM, se kterým mnoho účastníků umí a je uživatelsky velmi jednoduchý. Oslovili jsme našeho externího spolupracovníka, který nám zpracovává odborný program, zda lze systém propojit s preferovanou platformou ZOOM. Voilá – tato kombinace se po testování ukázala jako dobře použitelná a pro uživatele opět friendly.
Řečníci: Kongres probíhal v časovém pásmu CEST, z toho důvodu byly přednášky od vzdálených řečníků předem nahrány (Nový Zéland, Asie apod.). Řečníci z Evropy se připojili live. Po celou dobu byl řečníkům k dispozici technický tým, který je před kongresem provedl platformou a testem. Díky tomu odpadly technické problémy, ale i případná nervozita během akce.
Volební systém: Vyřešit on-line volby byla pro náš organizační tým asi největší výzva. Po analýze možných aplikací a platforem jsme se rozhodli využít platformu Election Buddy , která splňovala klientovi požadavky.
S 901 účastníky z 53 zemí a pozitivním ohlasem od klientů kongres předčil všechna očekávání. Dle hodnocení prezidenta společnosti se jednalo o nejlepší virtuální akci, které se kdy zúčastnil.
Úspěch měla i virtuální výstava, které se zúčastnili 4 partneři.
Copyright © 2023 – GUARANT International spol. s r.o.
