Při plánování kongresu jsme využili získané zkušenosti z předchozích virtuálních lékařských konferencí a znalosti akce jako takové, jelikož s ČGS jsme konference organizovali v letech 2012 – 2017.
Uvědomovali jsme si, že účastníci budou na akci připojeni ze svých prací nebo domovů. Možnosti jejich rozptýlení tedy byly vysoké. Z toho důvodu jsme se s klientem rozhodli kongres přestavět z původního celodenního na 3 půldenní. Program probíhal vždy v odpoledních hodinách.
Pro virtuální kongres jsme využili naši na míru vyvinutou platformu. Účastníci se mohli propojovat prostřednictvím videokonferencí nebo chatovacích funkcí a mohli kontaktovat vystavovatele prostřednictvím svých virtuálních stánků. Tato platforma je propojena s vědeckým obsahem a výhodou byl fakt, že program byl tzv. ušit na míru a všichni řečníci byli pro prezentaci osloveni předem. Všechny přednášky byly přednahrané a s řečníky bylo odzkoušeno jejich připojení do živé diskuze po skončení každé sekce. Veškerý obsah je pro účastníky dostupný i po skončení kongresu.
K propagaci akce byly využity newslettery, které jsme zejména cílili na bohatou členskou základnu České gastroenterologické společnosti a spřátelené Slovenskej gastroenterologickej spoločnosťi a Hepatologické společnosti. Dále jsme akci pravidelně inzerovali v lékařských periodikách.
Akci zajišťoval náš sedmičlenný tým složený z projektové manažerky, asistentky, koordinátora výstavy, sponzoringové manažerky, programového koordinátora, technického manažera a registrační koordinátorky.