Kongresy a konference

Poskytujeme profesionální řešení pro přípravu a organizaci kongresů, konferencí a společenských akcí pro odborné vědecké společnosti, soukromé i korporátní subjekty, ale i pro vládní instituce.

Zajišťujeme nejrůznější služby na základě dohody s klientem. Dle rozsahu námi poskytovaných služeb jde převážně o kompletní přípravu „na klíč“ ve formátu PCO (Professional Congress Organizer), nebo o vybrané služby ve formátu DMC (Destination Management Company).

Základními kroky pro úspěch projektu jsou :

Celková logistika související s přípravou projektu
Komunikace na všech úrovních, jak s vedoucími projektu, tak s účastníky, vč. všech nutných softwarových řešení pro registraci
Propagace, PR a další aktivity k rozvoji projektu a zvýšení jeho atraktivity
Podpora při koordinaci vědeckého programu, softwarový systém pro abstrakta
Zajištění dostatečných příjmů, komunikace se všemi partnery projektu
Finanční správa, právní a daňové záležitosti

PLNÁ PODPORA KANDIDATUR

Vyvinuli jsme know-how pro přípravu kandidatur (BID) na kongresy a konference. Níže uvádíme příklad nedávné úspěšné kandidatury.

PŘÍPADOVÁ STUDIE KANDIDATURY

V letech 2020 a 2021 jsme pomáhali Portugalské asociaci pro všeobecnou praxi (Portuguese Association for General Practice) a WONCA Europe (European Association for General Practice) s kandidaturou na pořádání světové konference WONCA World v Lisabonu (Portugalsko) v roce 2025.
Webová stránka BID: www.woncaworld2025.org

Kandidaturu ovlivnila pandemie covidu. Rozhodnutí o místě a organizátorovi WONCA World 2025 mělo původně padnout během světové konference WONCA, která byla naplánována na rok 2020 do Abu Dhabi. Konference byla kvůli pandemické situaci ve světě odložena a v roce 2021 uspořádána ve virtuální podobě.

Místo standardní prezentace před Světovou radou WONCA bylo jedinou prezentací 10minutové video, ve kterém jsme měli představit naši nabídku a cíle konference.

Prohlédněte si video, se kterým jsme kandidovali: https://www.youtube.com/watch?v=1uOZil52J7c

Kromě videa jsme připravili e-mailovou kampaň, kterou jsme zaměřili na získání podpory a přesvědčení členů Rady.

Příklady e-mailových kampaní:
https://guarantinternational.ecomailapp.cz/public/show/testing/14/testing
https://guarantinternational.ecomailapp.cz/public/show/testing/15/testing

Kromě výše zmíněných aktivit jsme lobovali a předkládali argumenty, které by vedly k získání co nejvíce hlasů.
Předpověděli jsme, že pokud získáme většinu hlasů členů Rady z Evropy a Latinské Ameriky, vítězství bude velmi pravděpodobné.

Nakonec byla iniciativa a kandidatura úspěšná a nabídka Lisabonu porazila Kapské Město.

ZÁSADY SPOLUPRÁCE

V případě spolupráce s klienty na nabídkách můžeme zdůraznit následující aspekty a zásady:

GUARANT International (GI), na základě vzájemně předem dohodnutého
rozpočtu, poskytne klientovi plné smluvní finanční prostředky garance „bezrizikové“ akce, včetně případných poplatků/plateb odvodů mezinárodní asociaci.
GI je připraven předfinancovat veškeré náklady na konferenci před
obdržením jakéhokoliv příjmu.
GUARANT International ponese plnou finanční odpovědnost za vedení rozpočtu a zpracování DPH.
GI přebírá plnou odpovědnost za celkové řízení a logistiku akce a za zajištění administrativní podpory místní hostitelské/mezinárodní asociace během příprav vědeckého programu.

GI připravuje report místnímu hostiteli/klientovi a informuje ho o všech aspektech průběhu konference. Místní hostitel/klient na vše dohlíží a souhlasí s provedenými kroky.
GI začíná podporovat místního potenciálního hostitele/klienta s přípravou nabídky (nabídkový dokument, rozpočet a prezentace). Případně pomůžeme s výběrem místa konání a celým procesem kandidatury.
GI vyjednává podporu pro konferenci od místního Convention Bureau nebo od jiných místních úřadů.
V případě potřeby snížení nákladů je GI připraveno zapojit české dodavatele všude, kde to bude efektivní.

Kongresů, konferencí a korporátních akcí organizovaných v roce 2023

Projektových manažerů

Podpořených kandidatur
v roce 2022

Účastníků kongresů, konferencí a korporátních akcí v roce 2023

core pco

Služby Core PCO se obvykle týkají organizace série tří až pěti kongresů pro danou mezinárodní asociaci.

Dlouhodobá spolupráce je spojena se znalostí specifických požadavků klientů a umožňuje nám organizovat konference efektivněji řešeními šitými na míru, bez ohledu na zvolenou destinaci.

Konzistentnost, kontinuita a efektivnost jsou klíčovými atributy služeb Core PCO poskytovaných naší společností, které zároveň zvyšují hodnotu akcí klienta v očích účastníků, komunity a dalších strategických partnerů.

dmc služby

DMC – Destination Management Company se specializuje na poskytování doprovodných služeb kongresu či konference.

Zajištění služeb:

doprava
ubytování
galavečeře
najímání hostesek a dalšího personálu
lokální logistika
další služby tohoto charakteru