fbpx

28. VÝROČNÍ KONFERENCE ČAVLMZ

Klient: Česká asociace veterinárních lékařů malých zvířat (ČAVLMZ)

CÍL

28. Výroční konference ČAVLMZ se i letos měla konat v prostorách pavilonu E brněnského výstaviště (BVV) na přelomu října a listopadu. Klient byl dlouho odhodlán konferenci uspořádat fyzicky tak jako každý rok, ale vzhledem ke zhoršující se pandemické situaci a restrikcím se koncem září rozhodl překlopit konferenci do virtuální podoby. Našim cílem bylo tedy společnými silami uspořádat tuto každoroční vzdělávací akci v alternativní podobě tak, abychom byli schopni předat posluchačům odborný obsah jednoduchou, zajímavou a interaktivní formou, a stejně tak nabídnout prostor k prezentaci našim dlouholetým partnerům a zároveň umožnit vzájemnou interakci mezi účastníky a vystavovateli. Dalším úskalím byla poměrně konzervativní cílová skupina potenciálních účastníků, kteří s technologiemi ve virtuálním prostředí nejsou zvyklí pracovat, a také poměrně velký počet partnerů a vystavovatelů, kterým jsme chtěli nabídnout adekvátní plnění i ve virtuálním prostředí.

"Skvěle zvládnuté. Příjemné prostředí, vše hezky navazující."

"Obdivuji, že jste to technicky zvládli a každému kdo se zapojil palec nahoru."

VýZVA

Největší výzvou bylo poměrně pozdní rozhodnutí o změně formátu konference z fyzické na virtuální – na celý proces překlopení jsme měli pouze cca 1,5 měsíce.

Dalším úskalím byla poměrně konzervativní cílová skupina potenciálních účastníků, kteří s technologiemi ve virtuálním prostředí nejsou zvyklí pracovat, a také poměrně velký počet partnerů a vystavovatelů, kterým jsme chtěli nabídnout adekvátní plnění i ve virtuálním prostředí.

0
Dny plné zajímavých přednášek
0
Řečníků
0
Připojených účastníků
0 +
Hodin streamování

Řešení

Vzhledem k cílové skupině posluchačů jsme pro konferenci zvolili jiný formát – místo jednoho víkendu a celodenních 3-4 paralelních sekcí, jsme se rozhodli program uspořádat do dvou po sobě jdoucích víkendů a sekce byly pouze v odpoledních hodinách a vždy dvě paralelně.

Pro potřeby virtuální konference jsme zvolili platformu vytvořenou speciálně pro virtuální akce, která umožňuje výstavbu virtuálních stánků a nabízí spoustu interaktivních prvků.

Přednášky jsme ve spolupráci se zahraničními přednášejícími nahráli předem a zajistili jejich otitulkování, dané řečníky a moderátory jsme vždy po přednášce připojovali živě na Q&A. I u českých přednášejících jsme pro zajištění hladkého průběhu konference zajišťovali předem nahrané přednášky. Během přednášek kladli účastníci řečníkům dotazy, které byly vždy po přednášce zodpovězeny v živém přenosu. Na konci každého dne byl pak prostor na otázky a případnou diskuzi delší.

Po skončení konference jsme účastníkům nabídli záznam všech přednášek po dobu dalších třech měsíců, aby se tak mohli podívat i na to, co nestihli živě, či se mohli k obsahu vracet.

Abychom udrželi počet registrovaných účastníků a získali další, nastavili jsme marketingovou strategii založenou na mailingové kampani, propagaci události na sociálních sítích, v tištěných oborových periodikách, propagaci na webových stránkách i propagaci akce pomocí mezinárodních asociací.

Akci zajišťoval sedmičlenný tým složený z projektové manažerky, asistentky, koordinátora výstavy, sponzoringové manažerky, programového koordinátora, technického manažera a registrační koordinátorky.

Výsledek

Spolupráce a koordinace mezi klientem, účastníky, partnery i námi byla bezproblémová. To vyústilo v nevšední zážitek jak pro účastníky, tak pro partnery i samotné řečníky. Ačkoli se konference kvůli virtualizaci zúčastnilo méně účastníků, podařilo se nám oslovit trochu jinou cílovou skupinu než obvykle. Akce se totiž z celkového počtu zúčastnilo téměř 13 % studentů a 18 % veterinárních sester.

  • Zajímavé přednášky nejen zahraničních odborníků v oboru, po kterých následoval živý přenos Q&A s přednášejícími a moderátory
  • Virtuální výstava se sedmnácti vystavovateli s možností chatu, video chatu i soutěžemi
  • Postery, reklamní bloky (videa) v přestávkách
  • Infostánek a představení asociace

chcete uspořádat
virtuální akci?

Zorganizujeme vám odborný kongres, konferenci, webinář nebo výroční zasedání v hybridní či virtuální podobě.